Contoh Surat Kiriman Rasmi. Surat kiriman rasmi adalah salah satu medium komunikasi penting dalam kehidupan seharian, terutama dalam urusan yang melibatkan pihak berkuasa, institusi, dan organisasi. Surat ini digunakan untuk menyampaikan maklumat atau permohonan secara formal. Oleh itu, penulisan surat kiriman rasmi memerlukan gaya bahasa yang sopan dan format yang betul.
Contoh Surat Kiriman Rasmi
_______________________________________________________________________________________
Nama Pengirim
Alamat Pengirim
Poskod dan Bandar
Tarikh: [Tarikh surat ditulis]
Nama Penerima
Jawatan Penerima
Nama Institusi/Organisasi
Alamat Institusi/Organisasi
Poskod dan Bandar
Tuan/Puan,
[Tajuk Surat]
Perenggan pertama surat rasmi ini seharusnya menerangkan tujuan utama surat tersebut dihantar. Misalnya, jika anda ingin membuat permohonan, adukan permasalahan, atau mengemukakan cadangan, nyatakan niat anda dengan jelas dan ringkas dalam perenggan ini. Contohnya:
“Saya ingin memohon bantuan kewangan daripada pihak Tuan/Puan untuk menyambung pengajian saya di peringkat universiti.”
Dalam perenggan kedua, jelaskan dengan lebih terperinci mengenai isu atau permohonan yang ingin disampaikan. Anda boleh sertakan butiran tambahan seperti nombor rujukan, tarikh, tempat, atau sebarang maklumat yang relevan. Contohnya:
“Saya adalah pelajar tahun akhir di Universiti Malaya dalam jurusan Kejuruteraan Mekanikal. Keluarga saya menghadapi kesukaran kewangan yang ketara sejak kebelakangan ini, yang menyebabkan saya memerlukan bantuan kewangan untuk menampung yuran pengajian semester akhir saya.”
Perenggan terakhir surat biasanya digunakan untuk merumuskan keseluruhan surat dan menyatakan harapan atau permintaan tindakan lanjut daripada penerima. Contohnya:
“Saya amat berharap agar pihak Tuan/Puan dapat mempertimbangkan permohonan ini dengan sebaiknya. Kerjasama dan pertimbangan yang diberikan amat saya hargai.”
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Tandatangan Pengirim]
[Nama Penuh Pengirim]
[Nombor Kad Pengenalan/No. Telefon]
_______________________________________________________________________________________
Ciri-Ciri Surat Rasmi Terbaik
- Relevan : Pastikan kandungan surat berkaitan langsung dengan tujuan dan konteksnya.
- Objektif : Surat harus bebas daripada prasangka peribadi dan menyampaikan fakta dengan objektif
Panduan Penulisan
- Penggunaan Bahasa: Gunakan bahasa yang formal, sopan, dan elakkan daripada menggunakan singkatan atau bahasa pasar.
- Format dan Reka Bentuk: Pastikan format surat adalah kemas dan rapi, dengan maklumat yang jelas.
- Tajuk Surat: Gunakan tajuk yang ringkas dan tepat yang mencerminkan isi kandungan surat.
- Penutup: Sentiasa akhiri surat dengan ungkapan sopan seperti “Sekian, terima kasih” sebelum menandatangani surat.
Kesimpulan
Dengan mengikuti contoh dan panduan ini, anda akan dapat menulis surat kiriman rasmi dengan baik dan profesional. Surat rasmi yang ditulis dengan betul dapat meningkatkan peluang untuk mendapatkan respon positif daripada pihak yang menerima.